Cliënt: Arjan de Hek, Area Sales Manager bij CAF
Start samenwerking CAF en STIJL Advocaten: 2009
Project: aanbesteding Sprinters voor de Nederlandse Spoorwegen in 2012

Samen op het juiste spoor

De NS zet alles op alles om reizigers snel en veilig op de plek van bestemming te brengen. Betrouwbare treinen zijn daarbij een must. Ze moeten aan duizenden criteria voldoen voordat ze de rails op mogen. In 2012 won de in Nederland toen nog relatief onbekende fabrikant CAF het vertrouwen van ’s lands grootste vervoerder. Na een spannende aanbesteding mocht de Spaanse treinenbouwer de Sprinters leveren die de komende decennia door Nederland rijden. Arjan de Hek van CAF en STIJL-partner Taco Hovius vertellen over de bijzondere reis naar dit prachtige resultaat.

Het begon halverwege de 19e eeuw met een werkplaats waar rijtuigen werden vervaardigd. Inmiddels telt het dorp Beasain, in Baskenland, vele productiehallen waar CAF voor opdrachtgevers wereldwijd materieel en veiligheidssystemen voor het openbaar vervoer ontwikkelt en construeert. Zoals de afgelopen jaren voor klanten in Nederland: trams en metro’s voor het GVB in Amsterdam en sneltrams voor de Uithoflijn in Utrecht. De laatstgenoemde soort is vanuit het WTC-gebouw in Utrecht te bewonderen, waar het Nederlandse kantoor van CAF gevestigd is. Door de grote ramen op de vierde etage zie je de gestroomlijnde sneltrams soepel van en naar het Jaarbeursplein rijden. Op station Utrecht Centraal, het centrum van het spoorwegnetwerk van Nederland, vertrekken of lopen de Sprinters binnen, die de Spaanse treinenbouwer na een gewonnen tender in 2012 voor de NS mocht maken. Foto’s van deze en andere geslaagde projecten zijn te zien op banners, die bij Arjan de Hek en zijn collega’s op de afdeling prijken. De Area Sales Manager voor Nederland en Denemarken – die zichzelf liever ‘gewoon treinenverkoper’ noemt – zegt: “Na elke ondertekening van een contract neem ik zo’n banner mee.” Lachend: “Ik heb er inmiddels aardig wat verzameld.”

Daarom STIJL: meedenkend en bijzonder scherp
In het traject van tenders en contractonderhandelingen is STIJL Advocaten sinds 2009 betrokken als juridisch adviseur van CAF. “Naar volle tevredenheid”, aldus Arjan de Hek. Hij vertelt: “Toen ik tien jaar geleden bij CAF in dienst kwam, had mijn voorganger al een project met STIJL gedaan. De samenwerking was prettig geweest, zo begreep ik. Ook tussen mij en Taco Hovius en zijn collega’s klikte het, dus ik wilde het contact daarna graag voortzetten. Ik heb in STIJL een meedenkende en bijzonder scherpe sparringpartner gevonden, met een grote expertise op het gebied van openbare aanbestedingen. CAF heeft eigen juristen in Spanje, die documenten nauwkeurig bekijken. STIJL zet vervolgens de puntjes op de i. Bijvoorbeeld op het gebied van risico’s en de manier van formuleren. ‘Als je dit net even anders opschrijft, dan voorkom je dat en dat.’ Ook hebben de advocaten een perfect geheugen. ‘Bij een eerder project gingen jullie een andere kant op. Waarom kiezen jullie nu voor deze weg?’ De mensen van STIJL leggen dingen naast elkaar, en dat waardeer ik enorm.”

De rol van STIJL: verdiepen en ombuigen
Arjan de Hek richt zich in het gesprek tot Taco en vervolgt: “Taco, een andere reden om telkens bij jullie terug te komen is dat STIJL zich niet alleen vastbijt in het juridische, maar dat jullie je echt in onze wereld verplaatsen. Als we een afspraak bij een klant hebben, is het alsof STIJL onderdeel is van het team van CAF. Dat vind ik heel sterk.”
Taco Hovius reageert met een kwinkslag: “Ik kan zelf natuurlijk geen treinen bouwen. Al denk ik dat soms stiekem van wel.” Enthousiast: “Het was fantastisch om een paar jaar terug met twee STIJL-collega’s de CAF-fabriek in Baskenland te bezoeken. Om te zien hoe van ruwe blokken ijzer assen worden gedraaid. En hoe het werkt met de fijne mechanica.” Serieuzer: “Hoe meer projecten we met CAF doen en hoe dieper we in de materie zitten, hoe beter we de contracten kunnen lezen. En hoe sterker we bij onderhandelingen staan. Bijvoorbeeld als de klant iets in het ontwerp verlangt en CAF aangeeft dat zoiets behoorlijk problematisch zal zijn om te maken. Als je als advocaat snapt hoe de techniek werkt, kun je bij discussies makkelijker verwoorden waarom de opdrachtgever zijn eisen beter enigszins kan aanpassen.”

Onderweg met STIJL: analyseren en punten verdienen
Arjan de Hek en Taco Hovius zoomen in op de tender voor de NS-Sprinters. Een dynamische, intensieve en spannende periode, zo blijkt. Arjan de Hek: “Eerst zijn er de marktconsultaties, waarbij de NS verschillende fabrikanten vraagt of ze de nieuw te ontwikkelen treinenserie überhaupt kunnen maken. Na deze informele ronde is er de officiële openbare aanbesteding, waarvoor zich meestal tussen de zes tot acht partijen inschrijven. Wie wil winnen moet op verschillende onderdelen zoveel mogelijk punten verdienen. De NS stelt bijvoorbeeld niet alleen eisen op het gebied van functionaliteit, maar hanteert ook zogenaamde rams-voorwaarden: reliability, availability, maintainability en safety. Oftewel: betrouwbaarheid, beschikbaarheid, onderhoudbaarheid en veiligheid. In alle categorieën tezamen zijn vele eisen ondergebracht, van de verlichting in de wagon tot het comfort van de stoelen en van het aantal keren dat een trein per jaar met pech stil mag staan tot de beschikbaarheid van reserve-onderdelen. Onze technici in Spanje bekijken alle punten op de wensenlijst nauwkeurig en beoordelen in hoeverre CAF kan leveren wat gevraagd wordt. Op contractueel gebied richten we ons er vooral op hoe reëel en proportioneel het is wat de NS vraagt. Wekenlang zijn we met STIJL bezig met graven, analyseren, op zoek gaan naar de valkuilen, risico’s afdekken en er tegelijkertijd voor proberen te zorgen dat de opdrachtgever met ons in zee durft te gaan.”

Resultaat met STIJL: onverwachte uitkomst
Taco Hovius: “Wie een NS-aanbesteding wil winnen, moet met een aantrekkelijk kostenplaatje komen. Maar naast de prijs speelt ook de betrouwbaarheid een grote rol in de weging.”
Arjan de Hek: “Een trein afleveren is niet zo moeilijk. Maar deze volgens de standaard levensduur dertig jaar lang zonder al te veel mankementen laten rijden is vers twee. Vroeger kon je een trein bij wijze van met een hamer repareren. Dat is nu niet meer zo. De trein zit vol gevoelige elektronica en computersystemen, die snel verouderen, net zoals de computer die iedereen thuis heeft. Dan zul je als fabrikant toch steeds weer voor vervangende onderdelen moeten zorgen.”
In de tenderprocedure uit 2012 waren ‘het winnen van vertrouwen’ de sleutelwoorden. Arjan de Hek: “Voor de NS waren we toen nog een minder bekende speler. Iets moois beloven in een offerte is gemakkelijk, maar niemand wordt blij als je dat later niet waar kunt maken. Wat zeker hielp is dat Baskenland van oudsher een industriële regio is waar goede producten vandaan komen. Maar het was voor ons dus toch nog een uitdaging om CAF niet alleen aan de NS maar ook aan de rest van Nederland te verkopen.” Verheugd: “En dat is wonderwel gelukt. Het moment dat de NS belde om te vertellen dat we het toch geworden waren… Dat was een heel bijzonder moment.”

Verder met STIJL: sparren over nieuwe aanbestedingen
Na de opdracht voor de vervaardiging van 118 treinstellen kwam enige tijd later een vervolgbestelling van 88 extra treinstellen. Arjan de Hek: “Daarna zette de Covid-19-pandemie in, die voor de vervoersbranche een zware periode inluidde. Maar gelukkig herstellen de reizigersaantallen zich nu en is er weer sprake van enig optimisme.”
Taco Hovius: “Dat ik vandaag een afspraak met Arjan heb, is niet alleen omdat we in het gesprek voor deze nieuwsbrief over onze constructieve samenwerking wilden práten. Maar ook om daadwerkelijk te gaan sparren. We zijn namelijk bezig met een nieuwe aanbesteding.”
Arjan de Hek: “Hoewel onze klanten nu weten wie we zijn en hoe we werken, zullen we ons weer net zo moeten bewijzen als in het begin. Daarvoor gaan we weer hard aan de slag. Met veel plezier!”

Tekst: Iris Stam
Foto Sprinter: Shutterstock